Det kan vara svårt att planera en teambuilding-aktivitet, speciellt om du aldrig har gjort en tidigare. Här är nio tips som hjälper dig att effektivisera din planering och skapa en minnesvärd och njutbar upplevelse.

Det kan tyckas som om det aldrig finns tillräckligt med tid för att ordna allt du vill, oavsett om det är första eller tionde gången du planerar en teambuildingövning för din grupp.

Vill du ta hand om det på egen hand? Det är något vi värdesätter! Fortsätt läsa för att lära dig nio enkla strategier som får planeringsprocessen att framstå som mycket mer rimlig.

De 9 sakerna du kan göra för att göra det enklare än någonsin att planera ditt personliga event

När du planerar din nästa teambuilding-aktivitet, följ dessa nio enkla steg för att säkerställa att ditt evenemang blir en framgång.

1. Bestäm din tidslinje

Den gyllene regeln när det gäller att planera ett teambuilding-event? Ju mer tid du ger dig själv att förbereda, desto lättare blir det att planera.

Vårt team av evenemangsplaneringsexperter rekommenderar vanligtvis minst fyra till sex veckor för att planera en aktivitet för mindre än 100 personer. Om ditt evenemang är större än så, försök att ha minst fyra till sex månader.

När du har bestämt din grova tidslinje föreslår vårt team att du skapar en uppgiftslista i Excel för att planera ditt schema mer detaljerat. En lista som denna kan hjälpa dig att spåra när saker måste slutföras senast. För en mer visuell tidslinje kan du också prova att konvertera din Excel-uppgiftslista till ett Gantt-diagram.

2. Skapa ditt planeringsteam

Som du kanske redan vet – eller kanske håller på att ta reda på – kan det vara svårt för en person att planera ett helt teambuildingevenemang. Det finns så många rörliga delar att det skulle vara nästan omöjligt för en individ att ta fullt ansvar för det hela.

Genom att sätta upp ett team som hjälper dig att planera kan du delegera uppgifter och enkelt få synpunkter från dina kollegor för att hjälpa dig fatta beslut för ditt evenemang. Få ut det mesta av grupp brainstorming sessioner genom att använda verktyg som tankekartor och blädderblock!

Att sätta ihop ett team ger dig också möjligheten att utse någon annan att ta ledningen om din arbetsbörda är för tung, eller om du blir borta från kontoret under planeringsprocessen.

Är du osäker på hur du ställer upp ditt planerings team? Du kan börja samarbeta med dina kollegor genom att be om hjälp med ett enkelt och vänligt e-postmeddelande som nedan.

Ämne: Hjälp sökes! Teambuildingaktivitet - Planering

Hej kära kollegor, Som ni kanske vet har jag nyligen tagit på mig uppgiften att organisera vår avdelnings nästa teambuildings övning och jag behöver din hjälp! Meddela mig senast på fredag ​​om du är tillgänglig för att hjälpa mig ta hand om några planerings detaljer, till exempel: Välja gruppaktivitet Boka en plats eller plats Skapa en agenda för dagen Tack!

3. Definiera ditt mål

Att ha ett tydligt definierat mål eller syfte för din teambuilding övning kan hjälpa till att säkerställa att det är både roligt och effektivt. Men om inte din chef har berättat specifikt för dig vad målet med ditt teambuilding aktivitet är, kanske du inte vet var du ska börja.

De fem "V"- frågorna är en bra startpunkt för att hjälpa dig att definiera ditt mål: Vem? Vad? Var? Varför? När?

När du svarar på varje fråga, försök att vara så specifik som möjligt och svara så detaljerat du kan.

Till exempel, här är exempel på svar på de fem "V"- frågorna:

Vem: Kundtjänstavdelning på 20 personer

Vad: Rolig Teambuilding övning.

Var: Centrala Stockholm

Varför: Som tack för ett fantastisk jobb under senaste kvartalet

När: September

Sätt ihop det hela, och här är ett tydligt definierat mål för ett teambuilding-evenemang:

Vi vill belöna vårt Kundtjänstavdelning på 20 personer för ett fantastiskt kvartal med en rolig aktivitet i september centrala Stockholm.

4. Sätt ihop din gästlista

Ibland är det lika enkelt att fastställa din gästlista som att räkna antalet anställda på en viss avdelning, som i vårt exempel ovan om ett "Kundtjänstavdelning på 20 personer." Vid andra tillfällen kan det kräva lite mer ansträngning att bestämma vem som ska delta i teambuildingaktivitet.

Om du är osäker på vem som kommer att delta på evenemanget, här är tre viktiga frågor att ställa dig själv när du skapar din gästlista:

Är detta en obligatorisk händelse? Eller kan vem som helst anmäla sig för att delta?

Vad är det maximala antalet personer som budgeten och lokalen kan rymma?

Kommer några anställda med funktionsnedsättning att delta? Eller kommer personer som arbetar på distans att bjudas in?

Baserat på dina svar på dessa frågor bör du kunna sätta ihop en ungefärlig uppfattning om vem som kommer att delta.

5. Skapa en detaljerad budget

Det bästa sättet att få ihop en realistisk budget är att prata med din chef. Fråga hur mycket pengar som finns tillgängliga för evenemanget och vad förväntningarna är på budgeten.

Om din chef inte har ett konkret siffra för dig, fråga om tidigare teambuilding aktiviteter för att få en uppfattning om vad budgeten har varit tidigare. Därifrån kan du anpassa dina kostnader utifrån de tidigare evenemang.

Försök att hålla din budget realistisk, men lämna lite rörelseutrymme för oväntade utgifter. Vårt team rekommenderar budgetering för följande poster:

Transport och parkering Lokalbokning (om det behövs) Leverantör av Teambuilding Övningar Mat och dryck

Du kan planera kostnaderna för din aktivitet och hålla koll på dina utgifter längs vägen med en enkel budgetmall, skapad i Excel.

6. Välj datum och tid

Att välja ett datum och en tid kan tyckas vara lätt till en början, men du bör vara säker på att du tar hänsyn till upptagna kalendrar innan du bestämmer vilket datum teambuilding skall genomföras på.

Till exempel, om du har nyckelintressenter som behöver vara med på aktiviteten, vill du se till att dessa personer är lediga innan du bestämmer dig för en dag och tid. Beroende på vilken aktivitet du väljer kan du kanske köra ditt teambuilding aktivitet under några timmar eller några dagar för att passa fler människors scheman.

Det är också viktigt att ta hänsyn till säsong och väderlek. Säg att hela ditt team verkligen är inställda på att göra en utomhusaktivitet, det kommer att vara viktigt för dig att välja en tid på året som traditionellt har bra väder. Och även ha en backup lösning som kan finnas planerad om vädret inte tillåter.

7. Välj en plats för Teambuilding Övning

Rätt plats eller lokal kan förbättra eller försämra din teambuildingaktivitet.

Till exempel bör du undvika platser som inte kommer att kunna ta emot din grupp eller aktivitet. Du kommer också att vilja hitta en plats eller lokal som inte är för långt borta för att minska restiden och kostnaderna.

Följande frågor kan hjälpa dig att hitta den bästa platsen eller platsen för ditt evenemang:

Kommer du att vara värd för en inomhus- eller utomhus aktiviteter för teambuilding? Hur många deltagare får plats i lokalen? Finns det extra bekvämligheter, såsom tillgång till internet, ljud eller visuell utrustning? Behöver du särskilt tillstånd eller tillstånd för utomhusområden? Finns parkering tillgänglig, antingen för anställdas bilar eller en hyrd busstjänst? Är vädret en faktor som du måste tänka på? Om du tar hänsyn till ovanstående frågor kommer du säkert att hitta en plats eller plats som är idealisk för din grupps evenemang.

8. Skapa en checklista för logistiken

Efter att de större delarna är planerade kan du fokusera på de mindre detaljer och planera logistiken kring ditt teambuildingaktivitet. Genom att sätta ihop en detaljerad checklista kan du hjälpa till att förhindra att viktiga saker faller mellan stolarna under dagen.

Här är några saker att ta med på din logistik checklista:

Transport – Kommer företaget att ta hand om transporter eller kommer deltagarna att ansvara för att själva ta sig till aktiviteten?

Mat och dryck – Kommer företaget att tillhandahålla mat eller dryck?

Boende – Kommer deltagarna att bo på en annan plats över natten?

Vad ska man ta med – Vad behöver deltagarna veta i förväg? Ska de till exempel ta med kläder för vått väder?

Särskilda omständigheter – Vilka arrangemang behövs för anställda med funktionsnedsättning eller skador?

9. Utveckla en Aktivitets Agenda

Ditt team kommer sannolikt vilja veta vad de gör för teambuildingaktivitet. En agenda kan hjälpa dig att schemalägga dagen och enkelt kommunicera till dina kollegor vad som kommer att hända och när.

Din agenda bör belysa allt anställda kommer att göra, från ankomst- och avgångstider, till aktivitetens varaktighet och mötesplatser..

Vårt team rekommenderar att dela ut agendan till deltagarna en vecka inna eventet, med förvarning om att det kan komma att ändras. Detta kommer inte bara att hjälpa till att förbereda deltagarnas förväntningar för dagen, det kommer också att tjäna till att få folk att bli entusiastiska över vad de ska göra.